La lettre de voiture constitue l’un des documents les plus importants pour la réalisation d’un transport de marchandises. La législation donne un cadre précis à son établissement et permet dès octobre 2016 de l’établir de manière électronique.

Le contrat de transport, un contrat consensuel

La rédaction d’un document de transport en bonne et due forme n’est pas nécessaire pour donner existence au contrat en soi. Il peut très bien être établi de manière consensuelle. Cependant les traces écrites, la présence des signatures … sont autant d’éléments qui peuvent être utilisés comme preuve en cas de litige. L’écrit a donc une simple force probatoire.

Le contrat de transport s’établit entre plusieurs acteurs du transport : le commissionnaire, expéditeur (qui peuvent être confondus dans certains cas) et le voiturier, c’est à dire le transporteur.

La lettre de voiture pour être considérée comme un preuve doit répondre à plusieurs exigences. Les aspects les plus importants de sa validité sont certainement le fait qu’elle doit être datée et détailler les marchandises (nature, poids, contenance).

Le code de commerce ajoute d’autres informations complémentaires qui doivent aussi apparaître : le nom, prénom et adresse du commissionnaire, du destinataire, du transporteur, le prix du transport et l'indemnité fixée en cas de retard de livraison de la marchandise.

Eléments obligatoires en cas de contrôle

En 1999, un arrêté spécifique est dédié aux documents de transport qui doivent être présents en cas de contrôle. La lettre de voiture en fait partie, mais nul part est indiqué le support sur lequel elle doit être éditée. La pratique et la technologie en place a fait que la lettre de voiture papier est devenue la norme depuis sa création, avec 4 feuillets identiques. Cependant rien ne l’empêche d’être établie sous forme électronique. 2016 marque d’ailleurs sa reconnaissance pleine et légitime comme document de transport légal.

Pour les transporteurs faisant du cabotage il est nécessaire de compléter la lettre de voiture avec des informations additionnelles. La relation contractuelle entre le transporteur, le donneur d’ordre doit être détaillée avec des coordonnées et des détails sur les marchandises transportées, les modalités de paiement et d'exécution du contrat doivent être apportées. Pour les routiers étrangers qui n’ont pas de lettre de voiture pour leur mission de cabotage, l’amende s’élève à 750 €.

Adossé, on doit retrouver le document de transport qui est un suivi plus fin de l'expédition avec les horaires de chaque étape et dans le cas nécessaire, les dépassements de délais. Il permet de mettre en place des compensations pour les temps d’immobilisation et est tout aussi obligatoire que la lettre de voiture. Le complément de rémunération, en cas de dépassement de délais, mène à un complément de rémunération si ce retard est totalement indépendant de la responsabilité du transporteur.

Si ce document n’est pas présent lors d’un contrôle cela ne constitue pas une infraction pénale contrairement à l'absence de la lettre de voiture. Cependant cela peut entraîner une immobilisation immédiate du véhicule si ce manquement vient se combiner à une autre infraction (dépassement de vitesse, non respect des temps de repos légaux).

La lettre de voiture, forme libre mais conservation obligatoire

Il y a toujours des situations spécifiques, par exemple, plusieurs opérations de chargement et de déchargement entre le même expéditeur et le même destinataire dans la même journée, il est possible de n’établir qu’une lettre de voiture par jour. Seul un état récapitulatif doit être rédigé avec le détail des différentes étapes et des différents lots expédiés.

Le délais de conservation de ce document de transport est de deux ans en cas de contrôle, il faut donc veiller à un archivage cohérent et accessible qui doit faciliter la lecture en cas de vérification par les autorités.

Cependant ce type de document peut-être considéré comme un document de type commercial, il est donc préférable de le garder cinq ans, de même pour les états récapitulatifs.

La lettre de voiture électronique Truckfly assure que tous les éléments sont correctement remplis et propose par défaut une durée de conservation de 7 ans.