Les documents de transport se dématérialisent pour optimiser le transport routier de marchandises.

Une documentation de transport numérique et centralisée

A ce jour, la documentation de transport produit de nombreux doublons. Plusieurs dossiers et supports avec les mêmes informations sont distribués entre les différentes parties prenantes au transport. Au delà du risque d’erreur de saisie ou de classement, c’est aussi un problème de coût et d'optimisation de l'administratif du transport qui est soulevé.

Avec cette multiplicité de documents, la traçabilité est plus complexe. Une solution numérique permet de centraliser les informations en les faisant saisir une seule fois par la personne concernée. La lettre de voiture électronique permet aussi de donner une dynamique aux données qui sont actuellement figées dans des armoires.

Les avantages avec une telle solution sont nombreux et améliorent le travail du chauffeur routier. Il va perdre moins de temps au chargement et déchargement, recoupant les informations directement depuis son smartphone. Chacun pourra être informé en temps réel de l’avancée de l’expédition jusqu'à la livraison grâce à des notifications mail, fax ou SMS.

une interface de gestion électronique de lettres de voiture

Une solution numérique permet aussi de regrouper davantage de données et d'affiner les informations sur les transports. Aux traditionnels détails présents sur les lettres de voiture peuvent y être additionnées des options de suivi de marchandises, de géolocalisation des signatures et signalisation en temps réel de tout incident qui aurait lieu. Une meilleure traçabilité signifie aussi un meilleur contrôle des coûts du transport.

Enfin, et surtout, donneurs d'ordre et clients peuvent avoir accès aux documents de transports archivés, à tout moment. Si l'un d'entre eux demande le document à son prestataire de transport, remplir un simple champ de recherche suffira pour le retrouver et le partagez directement. Quand on sait que les clients du transport perdent chaque mois des dizaines de milliers d'euros à cause de CMR perdues, illisibles, ou simplement non fournies par manque de temps du transporteur, on comprend aisément que la satisfaction client puisse être ainsi démultipliée !

une interface de gestion électronique de lettres de voiture

Les documents de transport font peau neuve

Les gains de temps seront conséquents grâce à l’encodage de l‘information. C’est à dire que chaque élément relatif au transport ne sera saisi qu’une seule fois et ensuite sera partagé aux autres acteurs du trajet.

La lettre de voiture qui est considérée comme le principal contrat de transport ne voit pas pour autant son contenu changer.
La documentation électronique reprend les codes de la documentation traditionnelle. Pour répondre aux exigences de la Loi, les informations centrales sont conservées. Au nombre de 8 ces données comme la date d’établissement de la lettre de voiture ou encore la nature de la marchandise transportée sont retranscrites sur le support électronique.

Une première estimation des réductions des coûts administratifs a permis de mettre en avant une économie d’environ 6 euros par lettre de voiture, toutes tâches confondues.

La lettre de voiture électronique, une solution 100% légale

La légalisation de la documentation de transport électronique est l’étape de modernisation la plus importante pour le secteur sur les dernières années.
Le protocole eCMR relatif à la Convention de Genève sur le Transport n’a pas encore été ratifié dans l’ensemble des pays européens, mais la France a su affirmer sa volonté de moderniser son système ainsi que la Bulgarie, la République tchèque, le Danemark, la Lettonie, la Lituanie, les Pays-Bas, la Slovaquie, l'Espagne et la Suisse. Depuis 2011, la documentation numérique dans le transport a la même valeur que les supports papier.

Les premières réticences ont porté sur la protection de la data et la conservation des informations commerciales par un tiers. Des sociétés spécialisées en informatique comme Truckfly développent l’architecture de leur interface pour permettre une sauvegarde protégée long terme des informations sur les transports. La chaîne d’information est fermée et ne regroupe que les acteurs concernés par une expédition de marchandises.

"Les transporteurs pourront désormais consigner, conserver et échanger numériquement les données CMR avec leurs partenaires commerciaux. En réduisant le risque d’erreurs humaines, nous pourrons améliorer la gestion des documents, tout en renforçant l'efficacité des opérations de transport routier", confirme Florence Berthelot, la déléguée générale de la FNTR.

une interface de gestion électronique de lettres de voiture

Truckfly, un prestataire de confiance qui a fait ses preuves

Truckfly est une startup spécialisée dans les outils informatiques destinés au transport routier de marchandises. En un an d’existence, l’équipe a su réunir près de 100 000 chauffeurs routiers sur l’appli des routiers. Truckfly est devenu une application mobile incontournable pour les professionnels de la route en Europe. Grâce à ses traductions dans toutes les langues européennes mais aussi à la récurrence de ses mises à jour, l’appli des routiers continue au jour le jour à séduire les routiers connectés.

C'est forte de cette expertise terrain aux côtés des professionnels de la route que Truckfly lance Dashdoc, la première solution de gestion de lettres de voiture électroniques. A l'occasion de ce lancement, Truckfly propose d'essayer Dashdoc pendant 14 jours, et sans aucun engagement. Largement suffisant pour se rendre compte dans tous les avantages de l'e-CMR et la lettre de voiture électronique !

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